《山东省科学养生协会采购制度》

第一章 总则

第一条 制定目的

为规范本协会采购活动，保障采购物资、服务的质量与效率，控制采购成本，防范采购风险，维护协会合法权益，确保协会科学养生相关工作（如科普活动、学术研讨、健康服务等）有序开展，依据国家相关法律法规及协会章程，制定本制度。

第二条 适用范围

本制度适用于山东省科学养生协会（以下简称“协会”）所有采购活动，包括但不限于办公物资采购、科普宣传物料采购、学术会议服务采购、健康养生相关设备采购、合作服务采购等，涉及供应商选取、使用、管理及采购全流程管控。

第三条 采购原则

公平公正原则：采购过程中坚持公开透明，平等对待所有潜在供应商，杜绝歧视、偏袒或暗箱操作。

质量优先原则：以满足协会科学养生工作需求为核心，优先选择质量达标、信誉良好的供应商，确保采购物资/服务符合相关标准（如健康产品需符合国家食品安全、医疗器械相关标准，宣传物料需符合科普内容准确性要求）。

成本效益原则：在保证质量的前提下，通过合理比价、谈判等方式控制采购成本，实现性价比最优，提高协会资金使用效率。

合规性原则：采购活动需遵守《中华人民共和国政府采购法》《社会团体登记管理条例》等国家法律法规，以及协会内部财务、内控相关规定，确保采购流程合法合规。

诚信合作原则：与供应商建立诚信合作关系，明确双方权利义务，共同维护采购市场秩序，保障合作可持续性。

第二章 供应商选取

第四条 供应商信息收集

协会采购部门（或指定负责部门，如办公室）需建立供应商信息库，通过以下渠道系统收集潜在供应商信息，为选取工作奠定基础：

公开渠道收集：通过国家企业信用信息公示系统、行业协会平台、政府采购网、专业采购平台（如京东企业购、苏宁企业购）等，筛选符合协会采购品类的供应商，核实其工商登记、经营范围、信用记录等基础信息。

行业资源整合：依托协会科学养生领域资源，通过行业展会（如中国国际健康产业博览会）、学术研讨会、会员单位推荐等方式，挖掘专注于健康养生、科普服务、会议策划等领域的优质供应商，优先考虑具有相关行业资质（如健康产品生产许可证、科普服务资质）的企业。

主动邀约与自荐：对于金额较大或专业性较强的采购项目（如大型科普活动策划、专业养生设备采购），可主动向行业内口碑良好的供应商发出邀约；同时接受符合条件的供应商自荐，要求其提交企业简介、资质证明、案例材料等，纳入信息库储备。

信息审核与更新：对收集的供应商信息进行初步审核，剔除信用异常（如列入经营异常名录、严重违法失信企业名单）、资质不全或与协会采购需求不匹配的供应商；供应商信息库每季度更新一次，及时补充新供应商、删除失效信息，确保信息准确性。

第五条 供应商评估标准

协会成立采购评估小组（由采购部门、财务部门、使用部门（如科普部、学术部）及专业技术人员（如健康养生领域专家）组成，成员不少于3人），从以下维度对潜在供应商进行综合评估，满分100分，评估得分80分及以上方可进入候选名单：

资质合规性（30分）

具备合法有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或“三证合一”证书），经营范围覆盖采购品类（10分）；

涉及特殊品类的，需提供相关专项资质，如健康食品需提供食品生产许可证/经营许可证，医疗器械需提供医疗器械经营许可证，科普宣传服务需提供相关内容审核资质（15分）；

近3年无重大违法违规记录、无重大质量投诉或纠纷（以国家企业信用信息公示系统、裁判文书网查询结果为准）（5分）。

产品/服务质量（30分）

提供产品样品或服务方案，由评估小组（必要时邀请外部专家）审核其是否符合协会需求（如健康产品需提供质检报告，科普物料需符合科学养生内容准确性要求）（15分）；

供应商具有完善的质量管控体系（如ISO9001质量管理体系认证），或近3年获得行业内质量相关荣誉（如“山东省健康产业优质供应商”）（10分）；

提供售后服务方案，明确质量问题处理时限、退换货政策等（5分）。

价格合理性（20分）

供应商报价需符合市场行情，提供详细的报价清单（含单价、数量、总价、费用构成）（10分）；

与同品类供应商报价对比，报价低于市场平均价或性价比突出的，酌情加分（最高10分）；若报价明显高于市场均价且无合理理由，该项得分不超过5分。

交货/服务能力（10分）

具备满足协会采购需求的生产/供应能力，如办公物资需能在约定时间内足量交付，会议服务需能匹配活动规模（5分）；

地理位置或服务覆盖范围符合协会需求（如本地供应商优先，便于后续服务对接），或具备跨区域服务能力（5分）。

信誉与合作经验（10分）

近2年有与政府部门、事业单位或同类社会团体合作的案例（需提供合同复印件或合作证明），合作评价良好（5分）；

行业内口碑良好，通过客户评价、网络舆情等渠道核实无负面反馈（5分）。

第六条供应商选取方法

根据采购项目的金额、品类、专业性等，选择以下合适的选取方法，确保选取过程规范透明：

询比价采购（适用于金额较小、标准化程度高的采购项目，如办公文具、常规宣传物料，单次采购金额≤5万元）

从供应商信息库中筛选至少3家符合评估标准的候选供应商，向其发出询价函，明确采购需求、报价期限、响应要求；

供应商在规定期限内提交报价文件，评估小组根据本制度第五条评估标准，对报价、质量、服务等进行综合比价，选取得分最高的供应商；

若候选供应商不足3家，需补充收集供应商信息，或经协会负责人审批后采用其他方式选取。

竞争性谈判采购（适用于金额中等、需求复杂或技术要求较高的采购项目，如科普活动策划、专业养生设备采购，单次采购金额5万元-20万元）

发布竞争性谈判公告（可在协会官网、行业平台发布），明确采购需求、供应商资格要求、谈判流程及时间安排；

筛选符合条件的供应商（不少于3家）进入谈判环节，评估小组与供应商就采购细节（如产品规格、服务内容、价格、交付时间）进行多轮谈判；

谈判结束后，供应商提交最终报价，评估小组结合谈判情况及本制度第五条标准综合评分，选取最优供应商。

公开招标采购（适用于金额较大、社会影响较广的采购项目，如大型学术会议服务、批量健康设备采购，单次采购金额≥20万元）

委托具备资质的招标代理机构（或由协会自行组织，需成立独立招标小组），在省级以上政府采购平台或公开渠道发布招标公告，明确招标需求、投标人资格、投标截止时间及评标标准；

按照法定流程接收投标文件，组织评标委员会（由协会代表、财务人员、行业专家组成，专家人数不少于成员总数的1/3）进行评标，严格依据本制度第五条标准及招标文件要求打分；

评标结果在公开渠道公示不少于3个工作日，公示无异议后，向中标供应商发出中标通知书。

单一来源采购（仅适用于特殊情况，需经协会理事会审批通过）

适用情形：只能从唯一供应商处采购（如特定专利产品、独家授权服务）；发生不可预见的紧急情况，无法从其他供应商处采购；必须保证原有采购项目一致性或服务配套，需要继续从原供应商处采购，且添购金额不超过原合同采购金额10%；

流程：由采购部门提交单一来源采购申请，说明理由并附相关证明材料（如专利证书、紧急情况说明），经财务部门审核、协会负责人审批后实施，采购过程需留存完整记录。

第三章 供应商使用

第七条 合同签订

合同起草：采购项目确定供应商后，由采购部门根据采购需求、谈判/招标结果起草采购合同，合同内容需明确以下核心条款：

双方基本信息（名称、地址、联系方式、法定代表人）；

采购标的（物资/服务名称、规格型号、数量、质量标准，需与评估标准一致）；

价格与付款方式（总金额、单价明细、付款期限、付款比例，如预付款不超过30%，验收合格后付尾款）；

交付/服务期限（明确具体时间、地点及交付方式，如物流配送需注明收货地址，会议服务需明确服务起止时间）；

质量验收标准与方式（参照本制度第八条规定）；

售后服务条款（保修期限、维修响应时间、退换货条件）；

违约责任（如供应商逾期交付、质量不达标，或协会逾期付款的违约处理方式，包括违约金比例、赔偿范围）；

争议解决方式（协商、仲裁或诉讼，约定具体仲裁机构或法院）。

合同审核与签订：采购合同需经协会财务部门（审核价格、付款方式合规性）、法务顾问（或具备法律知识的人员，审核合同条款合法性、完整性）审核，审核通过后报协会负责人签字盖章；合同签订后，需向供应商提供一份原件，协会留存至少2份原件（采购部门、财务部门各存1份），并录入采购档案。

第八条 订单管理

订单下达：对于长期合作或分批交付的采购项目，采购部门需根据合同约定及实际需求，向供应商下达书面采购订单（可采用电子订单，需留存电子记录），明确订单编号、采购标的、数量、交付时间、收货联系人等信息，订单内容需与合同一致，不得擅自变更核心条款。

订单跟踪：采购部门指定专人负责订单跟踪，通过电话、邮件等方式与供应商保持沟通，实时掌握物资生产、物流运输或服务筹备进度；若发现供应商可能逾期或存在交付风险，需及时预警并督促供应商整改，同时记录沟通情况。

订单变更与取消：因协会工作调整需变更订单的（如增减数量、调整交付时间），需由使用部门提交订单变更申请，经采购部门审核、协会负责人审批后，书面通知供应商并协商一致，签订补充协议；若需取消订单，需说明理由并与供应商协商处理，避免产生违约纠纷，取消记录需纳入采购档案。

第九条 验收流程

验收准备：供应商完成交付或服务后，需向采购部门提交验收申请（附交付清单、质检报告等材料）；采购部门收到申请后，组织验收小组（由使用部门、采购部门、财务部门及相关专业人员组成），明确验收时间、地点及验收标准（参照合同约定及本制度第五条质量标准）。

验收实施：

物资验收：验收小组核对物资数量、规格型号是否与订单一致，检查外观是否完好，抽样检测质量（如办公物资检查包装、性能，健康产品核查质检报告、生产日期、保质期），对需要专业检测的物资（如养生设备），可委托第三方检测机构进行检测，检测费用根据合同约定承担；

服务验收：验收小组根据合同约定的服务标准，核查服务完成情况（如会议服务需检查参会人数、场地布置、讲师安排是否符合要求，科普宣传服务需检查宣传内容准确性、覆盖范围），收集使用部门反馈意见。

验收结果处理：

验收合格：验收小组填写《采购验收合格单》，成员签字确认，作为财务付款的依据；

验收不合格：验收小组出具《验收不合格通知书》，明确不合格事项（如数量短缺、质量不达标、服务未完成），并提出整改要求（如限期补货、重新提供服务、退货）；供应商需在规定期限内整改，整改后重新验收，若二次验收仍不合格，按照合同违约责任条款处理（如解除合同、要求赔偿），同时将相关情况记入供应商档案。

第四章 供应商管理

第十条 供应商档案建立

协会采购部门需为每一家合作供应商建立专属档案，档案内容包括：

基础信息：供应商营业执照、资质证书、联系方式、法定代表人信息等；

合作信息：采购合同、订单、验收记录、付款凭证、沟通记录等；

评估信息：选取阶段的评估得分表、合作过程中的绩效评估表（参照第十一条）；

其他信息：供应商投诉记录、整改情况、荣誉或处罚信息等；

供应商档案需实行电子化与纸质化双重管理，定期更新，保存期限不少于合作结束后3年。

第十一条 供应商绩效评估

评估周期与主体：对合作供应商实行定期绩效评估，单次合作项目在合作结束后1个月内完成评估，长期合作供应商每季度评估1次，年度进行综合评估；评估主体为采购部门、使用部门、财务部门，必要时邀请行业专家参与。

评估指标与权重：

质量指标（40%）：物资/服务是否符合合同约定标准，验收合格率、质量投诉次数及处理效果；

交付/服务指标（25%）：是否按时交付/完成服务，逾期次数及逾期时长，交付/服务效率；

价格指标（15%）：价格是否保持稳定（长期合作），是否提供合理的价格优惠，成本控制效果；

服务指标（15%）：售后服务响应速度、问题解决效果，沟通配合度，对协会需求的响应能力；

合规指标（5%）：合作过程中是否存在违法违规行为，是否严格遵守合同约定及协会相关规定。

评估等级与结果应用：

评估得分90分及以上为“优秀供应商”，80-89分为“合格供应商”，60-79分为“待改进供应商”，60分以下为“不合格供应商”；

优秀供应商：在后续采购项目中优先推荐合作，可适当简化选取流程（如询比价时直接纳入候选名单），或给予一定的付款优惠（如缩短付款期限）；

合格供应商：正常合作，持续跟踪其绩效变化，鼓励优化服务；

待改进供应商：由采购部门向其出具绩效改进通知书，明确需改进的问题及期限，改进期限内暂停新合作项目；若改进后评估达标，恢复正常合作；若未达标，降为不合格供应商；

不合格供应商：立即终止合作，3年内不得参与协会采购项目，同时从供应商信息库中剔除，若存在严重违约（如欺诈、质量造假），追究其法律责任。

第十二条 供应商激励与改进

激励措施：

年度评选“协会优秀合作供应商”，在协会官网、行业会议上公示表彰，提升供应商行业知名度；

对长期合作且绩效优秀的供应商，在采购量、合作范围上给予倾斜，如增加订单份额、拓展合作品类（如从科普物料采购拓展至科普活动策划）；

建立供应商沟通机制，定期组织优秀供应商座谈会，听取其意见建议，共同优化采购流程，降低合作成本。

改进管理：

对绩效待改进或存在轻微问题的供应商，采购部门需与供应商进行面对面沟通，分析问题原因（如质量波动、交付延迟的具体因素），协助制定改进计划；

跟踪改进计划执行情况，每月收集改进数据（如质量合格率、交付准时率），改进期满后重新评估，确保问题整改到位；

若供应商多次出现同类问题且整改无效，按照本制度第十一条规定降级或终止合作。

第十三条 供应商风险管理

风险识别：定期梳理供应商合作过程中的潜在风险，包括但不限于：

质量风险：供应商提供的物资/服务质量下降，不符合健康养生相关标准，影响协会工作开展；

交付风险：供应商因生产能力不足、物流受阻等原因逾期交付，导致协会活动延误；

信用风险：供应商存在违法违规、失信行为，或经营状况恶化（如资金链断裂），无法继续履行合同；

合规风险：供应商资质过期、产品涉及侵权，导致协会面临法律责任。

风险评估与应对：

对识别的风险进行分级（高、中、低），高风险项（如供应商经营异常、质量投诉频发）需立即启动应对措施；

质量风险应对：加强验收抽检力度，要求供应商提供额外质量保障（如质量保证金），建立备用供应商名单；

交付风险应对：与供应商约定逾期违约金，提前沟通交付计划，对关键项目预留缓冲期；

信用风险应对：定期查询供应商信用记录（如国家企业信用信息公示系统），对长期合作供应商进行年度经营状况调查；

合规风险应对：定期核查供应商资质有效期，要求供应商及时更新相关证书，采购合同中明确合规责任条款。

联系电话：0531-87030667

电子邮箱：sdksys@163.com